Individuelle digitale Lösungen

Weniger hinterherlaufen. Mehr Zeit für eure Arbeit.

Anfragen, Dateien und Freigaben sollen weiterkommen, ohne ständiges Nachhelfen. Wir verbinden eure Programme und ergänzen die Website oder das Kundenportal, das euch dafür fehlt.

Ein Beispiel ansehen Projekt besprechen

Vom Auslöser bis zum Betrieb Alle wissen, was angekommen ist, wer übernimmt und wie es weitergeht.

Im Alltag

Kommt euch das bekannt vor?

Eingang

Der Engpass sitzt oft zwischen zwei Systemen – nicht in einem einzelnen Bildschirm.

Anfragen kommen per Mail, Formular oder Telefon. Wichtige Angaben fehlen.
Das Team kopiert dieselben Angaben von einem Programm ins nächste.
Wer übernimmt und was erledigt ist, muss jemand nachhalten.
Bei fehlenden Informationen startet die Abstimmung von vorne.

Wir verbinden, was heute noch jemand von Hand zusammenhalten muss.

Konkretes Beispiel

Eine Serviceanfrage – vom Eingang bis zum Betrieb.

01 / Auslöser

Anfrage und Dateien kommen an.

Eure Kund:innen beschreiben ihr Anliegen und laden die Unterlagen direkt dazu. Kontakt, Terminwunsch und Dateien bleiben zusammen.

Das Team hat die wichtigsten Angaben direkt beisammen.

02 / Prüfung

Fehlendes fällt früh auf.

Das Formular weist auf fehlende Angaben hin. Vollständige Anfragen werden dem passenden Team zugeordnet.

Fehler werden früh sichtbar und bleiben am Vorgang dokumentiert.

03 / Systeme

Die Arbeit landet am richtigen Platz.

Im passenden Programm entstehen Vorgang, Dateiablage und Aufgabe. Die zuständigen Menschen bekommen Zugriff und können direkt weiterarbeiten.

Das Team muss dieselben Angaben nicht noch einmal übertragen.

04 / Sonderfall

Rückfragen bleiben beim Vorgang.

Die fehlende Datei wird mit einem passenden Upload-Link angefordert. Nach Eingang läuft derselbe Vorgang weiter.

Niemand muss von vorne anfangen oder alte Mails durchsuchen.

05 / Betrieb

Alle sehen, wie es weitergeht.

Kund:in und Team sehen denselben Stand und wissen, wer übernimmt. Der Verlauf bleibt nachvollziehbar, die Daten werden gesichert.

Auch bei Rückfragen oder Störungen ist klar, wie es weitergeht.

Arbeitsprinzip

Erst den Ablauf verstehen. Dann Systeme verbinden.

Wir schauen gemeinsam hin: Wer macht was, welche Informationen fehlen und wo bleibt Arbeit liegen? Danach schlagen wir vor, welche Verbindung oder Oberfläche euch hilft.

Prinzip

Oberfläche, Schnittstellen und Betrieb gehören zusammen.

Eine Anfrage soll am richtigen Ort ankommen, mit allen nötigen Angaben und einem klaren nächsten Schritt. Dafür denken wir die Bedienung, die Verbindungen im Hintergrund und die tägliche Betreuung zusammen.

Dokumentierte Datenflüsse
Rollen und Verantwortliche
Exporte, Logs und Backups

Die menschliche Seite

Digitale Abläufe dürfen sich gut anfühlen.

Eine Bestätigung im richtigen Moment spart eine Rückfrage. Ein verständlicher Status schafft Vertrauen. Deshalb gestalten wir jede Rückmeldung genauso sorgfältig wie den Ablauf dahinter.

Mit Menschen im Blick Der Ablauf darf Charakter haben und trotzdem eindeutig führen.

01
Einstieg

Was das System tut
Formular und Upload fragen nur die Daten ab, die für Prüfung und Zuordnung wirklich gebraucht werden.

Was Menschen erleben
„Du bist hier richtig. Das brauchen wir jetzt – und deshalb.“
02
Rückversicherung

Was das System tut
Vorgangs-ID, Eingangsbestätigung und Dateiliste zeigen sofort, was das System übernommen hat.

Was Menschen erleben
„Alles angekommen. Du musst nicht vorsichtshalber hinterhertelefonieren.“
03
Orientierung

Was das System tut
Status, offene Punkte und zuständige Rolle bleiben für Kund:in und Team am selben Vorgang sichtbar.

Was Menschen erleben
„Das ist der Stand. Das passiert als Nächstes.“
04
Sonderfall

Was das System tut
Eine gezielte Nachforderung ergänzt die fehlende Datei, ohne Eingaben oder Zuordnung neu zu starten.

Was Menschen erleben
„Nur diese Angabe fehlt. Alles andere bleibt erhalten.“
05
Abschluss & Wiederkommen

Was das System tut
Ergebnis, Dokumente und Verlauf werden sauber übergeben; der nächste Einstieg kennt den vorhandenen Kontext.

Was Menschen erleben
„Der Vorgang ist fertig – und beim nächsten Mal beginnst du nicht wieder bei null.“

Wirkung

Was danach praktisch anders ist

Weniger Unsicherheit.Mehr Orientierung.Ein Betrieb, der trägt.

Für Kund:innen

wissen sofort, was angekommen ist
reichen gezielt fehlende Angaben nach
sehen Status und nächsten Schritt

Für Teams

arbeiten mit demselben Vorgangsstand
müssen Daten nicht mehrfach übertragen
kennen Verantwortliche und Fehlerstatus

Für wen

Für Teams, die heute viel von Hand zusammenhalten.

manuelle Datenübertragung
unklare Zuständigkeiten
mehrere beteiligte Systeme

Beispiele ansehen Konkrete Abläufe nach Problem und Branche. Produkte und Bausteine Welche Systeme und Module bereits vorhanden sind.

ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Ein gemeinsamer Ort für Dateien und Zusammenarbeit.

Team und Kund:innen finden die richtigen Unterlagen und wissen, welchen Stand sie bearbeiten.

Einsatz: Für Projektordner, Kundenbereiche, Dateiaustausch und laufende Zusammenarbeit.
Basis: Basiert auf Nextcloud und wird durch Wolkano für Projekt- und Auftragslogik erweitert.
Datenhoheit: Daten, Zugriffe und Speicherorte bleiben im eigenen Einflussbereich statt in einer fremden SaaS-Blackbox.

Baustein ansehen

AutomatisierungVerfügbar

Wolkano Flow

Weniger kopieren, nachfragen und hinterherlaufen.

Eine Anfrage kommt an, wird geprüft und landet mit den richtigen Informationen beim zuständigen Team.

Einsatz: Für Anfragen, Angebote, Freigaben und wiederkehrende Aufgaben, die heute zwischen mehreren Programmen hängen.
Basis: Basiert auf offenen Web-Technologien, n8n und einem eigenen Wolkano-Layer für Oberfläche und Betriebslogik.
Datenhoheit: Weniger Abhängigkeit von Formular-, Automatisierungs- und Integrations-SaaS, weil Trigger, Zustände und Übergaben im eigenen Einflussbereich bleiben.

Baustein ansehen

ProduktVerfügbar

Call Flow Studio

Schritt für Schritt zur passenden Telefonansage.

Text, Stimme, Musik und Rückmeldungen bleiben zusammen – für Begrüßungen, Warteschleifen und Telefonmenüs.

Einsatz: Für Unternehmen, die professionelle Telefonansagen erstellen und ihre Anrufer:innen verständlich weiterführen möchten.
Basis: Basiert auf Wizard-, Builder- und Audio-Logik plus eigenem Wolkano-Layer.
Datenhoheit: Call Flow Studio hält Skripte, Varianten, Review-Artefakte und Prozessdaten in einer nachvollziehbaren eigenen Strecke statt in verstreuten Einzellösungen.

Produkt ansehen

Kundensicht und Self-Service Status, Dokumente und Freigaben in einer verständlichen Oberfläche. Wiederkehrende Übergaben Eingaben prüfen, Systeme verbinden und Fehler sichtbar behandeln. Individuelle Software Bestehende Systeme erhalten und ihre Lücken gezielt schließen.

Das Ziel

Ein Ablauf, der trägt – und sich nicht nach Verwaltung anfühlt.

Eure Kund:innen finden sich zurecht. Euer Team arbeitet mit demselben Stand. Und die Technik übernimmt die vereinbarten Routineschritte.

verständliche Eingaben und hilfreiche Rückmeldungen
Programme, die Informationen zuverlässig weitergeben
sichtbarer Status und klare Verantwortung

Von Auslöser bis Betrieb

Technik wird dann verständlich, wenn klar ist, was sie im Alltag übernimmt.

Kostenloser Projekt-Check

Welcher Ablauf soll zuerst spürbar leichter werden?

Projekt besprechen Beispiel noch einmal ansehen