Kanzlei
Anfrage und Unterlagen werden einem Vorgang zugeordnet, bevor sie in Mailverläufen oder freien Ordnern verschwinden.
Konkretes Beispiel für Mandatsanfrage, Dokumentenanforderung, Upload, Vollständigkeitsprüfung und kontrollierten Aktenzugriff.
Eine Person stellt eine Mandatsanfrage und beschreibt das Anliegen über einen kontrollierten Einstieg.
Wer beteiligt ist
Vom Auslöser bis zum Ergebnis
Jeder Schritt zeigt Rolle, Aktion, System und die Daten, die tatsächlich weitergegeben werden.
Übermittelt Kontakt, Anliegen und wenige für die Vorprüfung benötigte Angaben.
Prüft organisatorisch und fordert gezielt die für den nächsten Schritt benötigten Unterlagen an.
Lädt nur für diesen Vorgang vorgesehene Dateien über einen geschützten Link hoch.
Prüft, ob die angeforderten Dokumenttypen vorhanden und lesbar sind, ohne eine fachliche Entscheidung vorzutäuschen.
Gibt den Vorgang nur für die zuständige juristische Rolle frei und protokolliert die Zuweisung.
System und Verantwortung
Lieferumfang
Datenobjekte
Beobachtbares Ergebnis
Speicherort, Aufbewahrung und Löschregeln werden vor Umsetzung mit Kanzlei und fachlicher Beratung festgelegt.
Externe Links sind vorgangsbezogen; interne Zugriffe werden nach Zuständigkeit und Rolle getrennt.
Vorgang, Dokumente und Zugriffsprotokoll können in vereinbarten Formaten exportiert werden.
Sicherung, Verschlüsselung und Wiederherstellung werden passend zur vorhandenen Kanzlei-IT geplant und geprüft.
Passende Bausteine
Die Auswahl ist kein Zwangspaket. Vorhandene Systeme bleiben, wenn sie ihren Teil gut erfüllen.
Dateien, Zustände und Zusammenarbeit liegen nicht mehr verstreut, sondern in einem ruhigen gemeinsamen Raum.
Dateien kommen sauber an, landen direkt am richtigen Ort und lösen weniger Nachfragen aus.
Dokumente bleiben auffindbar, versionierbar und nachvollziehbar im laufenden Prozess.
Weniger Betriebsstress, weil wichtige Daten nicht an einem einzigen riskanten Punkt hängen.
Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check
Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.