MusterablaufSo könnte eure Lösung aussehen

Kanzlei

Kanzleien

Anfrage und Unterlagen werden einem Vorgang zugeordnet, bevor sie in Mailverläufen oder freien Ordnern verschwinden.

Konkretes Beispiel für Mandatsanfrage, Dokumentenanforderung, Upload, Vollständigkeitsprüfung und kontrollierten Aktenzugriff.

Anfragen & OnboardingUploads & NachreichungenStatus & PortaleCloud & ZusammenarbeitBetrieb & Wiederherstellung
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Auslöser

Eine Person stellt eine Mandatsanfrage und beschreibt das Anliegen über einen kontrollierten Einstieg.

Wer beteiligt ist

01Anfragende Person02Kanzlei-Empfang03zuständige juristische Rolle04Administration

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Schritt für Schritt zu weniger Abstimmung.

So greifen die Aufgaben ineinander: wer übernimmt, was automatisch passiert und wie es danach weitergeht.

  1. 01
    Anfragende PersonNeu

    Mandatsanfrage aufnehmen

    Übermittelt Kontakt, Anliegen und wenige für die Vorprüfung benötigte Angaben.

    SystemeWebsite · AnfrageformularDatenKontaktdaten, Anliegen, Gegenparteienhinweis
  2. 02
    Kanzlei-EmpfangUnterlagen angefordert

    Vorprüfung und Anforderung

    Prüft organisatorisch und fordert gezielt die für den nächsten Schritt benötigten Unterlagen an.

    Systemeinterne Prüfansicht · Upload-PortalDatenVorgangs-ID, Dokumenttypen, Frist
  3. 03
    Anfragende PersonEingegangen

    Dokumente hochladen

    Lädt nur für diesen Vorgang vorgesehene Dateien über einen geschützten Link hoch.

    SystemeUpload-Portal · DokumentenspeicherDatenDatei, Dokumenttyp, Eingangszeit
  4. 04
    Kanzlei-EmpfangVollständig

    Vollständigkeit prüfen

    Prüft, ob die angeforderten Dokumenttypen vorhanden und lesbar sind, ohne eine fachliche Entscheidung vorzutäuschen.

    SystemePrüfansichtDatenPrüfstatus, Nachforderung
  5. 05
    AdministrationZugewiesen

    Aktenzugriff zuweisen

    Gibt den Vorgang nur für die zuständige juristische Rolle frei und protokolliert die Zuweisung.

    SystemeDokumentenraum · RollenverwaltungDatenZuständigkeit, Zugriffsrolle, Zeitstempel
Wenn etwas fehlt

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Was fehlt?
Unterlagen werden dem falschen Vorgang zugeordnet oder enthalten einen nicht unterstützten Dateityp.
Was passiert dann?
Die Datei wird nicht in eine Akte einsortiert. Sie bleibt in einer begrenzten Prüfschleife und löst eine eindeutige Nachforderung aus.
Wie geht es weiter?
Nach Bestätigung der Vorgangs-ID oder Ersatzdatei wird der kontrollierte Eingang fortgesetzt.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Website02Upload-Portal03Dokumentenraum04Rollenverwaltung05Benachrichtigung06Backup

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • Anfrageformular
  • interne Vorprüfansicht
  • geschützter Upload
  • Vollständigkeitslogik
  • rollenbasierter Dokumentenraum
  • Zugriffsprotokoll

Informationen

Was zusammenbleibt

  • Mandatsanfrage
  • Vorgangs-ID
  • Dokumentanforderung
  • Upload
  • Prüfstatus
  • Zugriffszuweisung

Im Alltag

Was dadurch leichter wird

  • Anfrage und Dokumente besitzen eine gemeinsame Vorgangs-ID.
  • Unvollständige oder falsch zugeordnete Eingänge gelangen nicht still in die Bearbeitung.
  • Aktenzugriff ist auf die zuständige Rolle begrenzt und nachvollziehbar.
Speicherort

Speicherort, Aufbewahrung und Löschregeln werden vor Umsetzung mit Kanzlei und fachlicher Beratung festgelegt.

Zugriffe

Externe Links sind vorgangsbezogen; interne Zugriffe werden nach Zuständigkeit und Rolle getrennt.

Export

Vorgang, Dokumente und Zugriffsprotokoll können in vereinbarten Formaten exportiert werden.

Sicherung & Wiederherstellung

Sicherung, Verschlüsselung und Wiederherstellung werden passend zur vorhandenen Kanzlei-IT geplant und geprüft.

Passende Bausteine

Darauf können wir aufbauen.

Wir wählen die passenden Bausteine für eure Arbeit. Vorhandene Programme können eingebunden werden.

ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Team und Kund:innen finden die richtigen Unterlagen und wissen, welchen Stand sie bearbeiten.

  • Gemeinsam eingerichtet
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Unterlagen kommen beim passenden Projekt an; fehlende oder falsche Dateien bleiben sichtbar.

  • Passend eingebunden
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Docs

Du findest die aktuelle Version, erkennst offene Rückmeldungen und kannst Entscheidungen später nachvollziehen.

  • Gemeinsam eingerichtet
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BausteinVerfügbar

Wolkano Backups

Es ist klar, welche Daten gesichert werden, wer die Sicherungen prüft und wer bei einer Störung übernimmt.

  • Für eure Systeme eingerichtet
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Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

Projekt besprechen
Weiteres BeispielUnternehmensberatungUnterlagen, Arbeitsstände und Berechnungslogik werden nicht in zehn Dateikopien auseinandergezogen.Weiteres BeispielVideoproduktionFeedback bleibt am richtigen Schnittstand und eine Freigabe kann nicht versehentlich die falsche Version meinen.Weiteres BeispielAudioproduktionBriefing, Stimme, Musik und Versionen laufen durch eine gemeinsame Review- und Freigabestrecke.