Konkretes Beispielkeine erfundene Referenz

E-Commerce

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Eine Reklamation wird nicht zum Mail-Pingpong, sondern zu einem prüfbaren Fall mit sichtbarem Status.

Konkretes Beispiel: Reklamation mit Bestellnummer und Fotos, Shop-/ERP-Abgleich, Fallanlage und Kundenstatus.

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Auslöser

Ein:e Kund:in meldet eine Reklamation mit Bestellnummer, Grund und Fotos.

Wer beteiligt ist

01Kund:in02Service-Team03Logistik oder Fachabteilung

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Ein Ablauf, dessen Übergaben man lesen kann.

Jeder Schritt zeigt Rolle, Aktion, System und die Daten, die tatsächlich weitergegeben werden.

  1. 01
    Kund:inNeu

    Reklamation aufnehmen

    Übermittelt Bestellnummer, betroffenen Artikel, Grund und Fotos über ein geführtes Formular.

    SystemeShop-Frontend · UploadDatenBestellnummer, Artikel, Grund, Fotos
  2. 02
    AutomatisierungValidiert

    Bestellung abgleichen

    Fragt Shop oder ERP ab und prüft, ob Bestellung und Artikel eindeutig gefunden werden.

    SystemeShop-API · ERP-APIDatenBestelldaten, Lieferstatus, Kundenzuordnung
  3. 03
    SystemZugewiesen

    Fall anlegen

    Erzeugt einen Servicefall, übernimmt die belegten Daten und weist ihn nach Grund und Produkt zu.

    SystemeService-Backend · AufgabenverwaltungDatenFall-ID, Kategorie, Zuständigkeit
  4. 04
    Service-TeamIn Bearbeitung

    Bearbeiten

    Prüft Fotos und Bestelldaten, dokumentiert die Entscheidung und stößt Rücksendung, Ersatz oder Rückfrage an.

    SystemeService-Backend · ERPDatenEntscheidung, interne Notiz, Folgemaßnahme
  5. 05
    SystemGelöst

    Status zurückmelden

    Zeigt Kund:innen den freigegebenen Bearbeitungsstand und versendet die passende Nachricht.

    SystemeStatusseite · E-MailDatenöffentlicher Status, Nachricht
Ausnahmeweg

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Blockade
Bestellnummer und E-Mail lassen sich nicht eindeutig zuordnen oder Fotos fehlen.
Reaktion
Es wird kein falscher ERP-Fall erzeugt. Das Formular fordert genau die fehlenden Angaben an und markiert den Eingang zur manuellen Prüfung.
Wiedereinstieg
Nach Ergänzung wird der vorhandene Eingang erneut abgeglichen, ohne eine doppelte Reklamation anzulegen.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Shop02ERP03Service-Backend04API/Webhooks05Upload-Speicher06Statusseite

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • Reklamationsformular
  • Shop-/ERP-Abgleich
  • Fall- und Aufgabenlogik
  • Bearbeitungsoberfläche
  • Kundenstatus
  • Fehler- und Wiederholungslogik

Datenobjekte

Was durch den Ablauf fließt

  • Bestellung
  • Artikel
  • Reklamation
  • Foto
  • Fall-ID
  • Entscheidung
  • Status

Beobachtbares Ergebnis

Was danach überprüfbar ist

  • Ein Servicefall enthält die benötigten Bestell- und Bilddaten.
  • Nicht eindeutige Eingänge erzeugen keinen falschen Folgeprozess.
  • Kund:innen sehen einen freigegebenen Status statt mehrfach nachzufragen.
Speicherort

Falldaten liegen im kontrollierten Service-Backend; große Anhänge können getrennt im Dateispeicher abgelegt werden.

Zugriffe

Kund:innen sehen nur ihren Fall; Service- und Fachrollen erhalten getrennte Bearbeitungsrechte.

Export

Fälle, Entscheidungen und Anhänge können für Betrieb oder Systemwechsel exportiert werden.

Backup & Restore

Backend-Datenbank und Upload-Speicher werden koordiniert gesichert und stichprobenartig wiederhergestellt.

Passende Bausteine

Systeme, die Teile dieses Ablaufs tragen können.

Die Auswahl ist kein Zwangspaket. Vorhandene Systeme bleiben, wenn sie ihren Teil gut erfüllen.

Geführter WegVerfügbar

Wolkano Flow

Aus vielen losen Einstiegen wird ein ruhiger Ablauf mit sichtbarem Status, weniger Nachfragen und sauberer Orchestrierung.

  • Geführter Weg
  • Basiert auf offenen Web-Technologien, n8n und einem eigenen Wolkano-Layer für Oberfläche und Betriebslogik.
  • Open Source
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Dateien kommen sauber an, landen direkt am richtigen Ort und lösen weniger Nachfragen aus.

  • Arbeitsraum
  • Basiert auf Nextcloud und ergänzender Wolkano-Logik für Intake und Sortierung.
  • Open Source
Baustein öffnen
ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Dateien, Zustände und Zusammenarbeit liegen nicht mehr verstreut, sondern in einem ruhigen gemeinsamen Raum.

  • Arbeitsraum
  • Basiert auf Nextcloud und wird durch Wolkano für Projekt- und Auftragslogik erweitert.
  • Open Source
Baustein öffnen
BausteinVerfügbar

Wolkano Stats

Klarheit über Nutzung und Reibung, ohne sich wieder in einer fremden Tracking-Blackbox zu verfangen.

  • Baustein
  • Basiert auf Umami Analytics.
  • Open Source
Baustein öffnen

Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

Projekt besprechen
Konkretes BeispielEvents und EinlassTicket, Akkreditierung und Gästeliste bleiben bis zum Check-in eindeutig – auch wenn sich kurz vorher etwas ändert.Konkretes BeispielFotografieAuswahl und Freigabe bleiben an den richtigen Bildern – die finale Auslieferung wird nicht mit Preview-Links verwechselt.Konkretes BeispielImmobilienvermarktungObjektdaten, Dokumente und Exposé-Freigabe bleiben in einer nachvollziehbaren Objektakte.