MusterablaufSo könnte eure Lösung aussehen

E-Commerce

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Eine Reklamation wird nicht zum Mail-Pingpong, sondern zu einem prüfbaren Fall mit sichtbarem Status.

Konkretes Beispiel: Reklamation mit Bestellnummer und Fotos, Shop-/ERP-Abgleich, Fallanlage und Kundenstatus.

Anfragen & OnboardingUploads & NachreichungenStatus & PortaleAPIs & Automatisierung
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Auslöser

Ein:e Kund:in meldet eine Reklamation mit Bestellnummer, Grund und Fotos.

Wer beteiligt ist

01Kund:in02Service-Team03Logistik oder Fachabteilung

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Schritt für Schritt zu weniger Abstimmung.

So greifen die Aufgaben ineinander: wer übernimmt, was automatisch passiert und wie es danach weitergeht.

  1. 01
    Kund:inNeu

    Reklamation aufnehmen

    Übermittelt Bestellnummer, betroffenen Artikel, Grund und Fotos über ein geführtes Formular.

    SystemeShop-Frontend · UploadDatenBestellnummer, Artikel, Grund, Fotos
  2. 02
    AutomatisierungValidiert

    Bestellung abgleichen

    Fragt Shop oder ERP ab und prüft, ob Bestellung und Artikel eindeutig gefunden werden.

    SystemeShop-API · ERP-APIDatenBestelldaten, Lieferstatus, Kundenzuordnung
  3. 03
    SystemZugewiesen

    Fall anlegen

    Erzeugt einen Servicefall, übernimmt die belegten Daten und weist ihn nach Grund und Produkt zu.

    SystemeService-Backend · AufgabenverwaltungDatenFall-ID, Kategorie, Zuständigkeit
  4. 04
    Service-TeamIn Bearbeitung

    Bearbeiten

    Prüft Fotos und Bestelldaten, dokumentiert die Entscheidung und stößt Rücksendung, Ersatz oder Rückfrage an.

    SystemeService-Backend · ERPDatenEntscheidung, interne Notiz, Folgemaßnahme
  5. 05
    SystemGelöst

    Status zurückmelden

    Zeigt Kund:innen den freigegebenen Bearbeitungsstand und versendet die passende Nachricht.

    SystemeStatusseite · E-MailDatenöffentlicher Status, Nachricht
Wenn etwas fehlt

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Was fehlt?
Bestellnummer und E-Mail lassen sich nicht eindeutig zuordnen oder Fotos fehlen.
Was passiert dann?
Es wird kein falscher ERP-Fall erzeugt. Das Formular fordert genau die fehlenden Angaben an und markiert den Eingang zur manuellen Prüfung.
Wie geht es weiter?
Nach Ergänzung wird der vorhandene Eingang erneut abgeglichen, ohne eine doppelte Reklamation anzulegen.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Shop02ERP03Service-Backend04API/Webhooks05Upload-Speicher06Statusseite

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • Reklamationsformular
  • Shop-/ERP-Abgleich
  • Fall- und Aufgabenlogik
  • Bearbeitungsoberfläche
  • Kundenstatus
  • Fehler- und Wiederholungslogik

Informationen

Was zusammenbleibt

  • Bestellung
  • Artikel
  • Reklamation
  • Foto
  • Fall-ID
  • Entscheidung
  • Status

Im Alltag

Was dadurch leichter wird

  • Ein Servicefall enthält die benötigten Bestell- und Bilddaten.
  • Nicht eindeutige Eingänge erzeugen keinen falschen Folgeprozess.
  • Kund:innen sehen einen freigegebenen Status statt mehrfach nachzufragen.
Speicherort

Falldaten liegen im kontrollierten Service-Backend; große Anhänge können getrennt im Dateispeicher abgelegt werden.

Zugriffe

Kund:innen sehen nur ihren Fall; Service- und Fachrollen erhalten getrennte Bearbeitungsrechte.

Export

Fälle, Entscheidungen und Anhänge können für Betrieb oder Systemwechsel exportiert werden.

Sicherung & Wiederherstellung

Backend-Datenbank und Upload-Speicher werden koordiniert gesichert und stichprobenartig wiederhergestellt.

Passende Bausteine

Darauf können wir aufbauen.

Wir wählen die passenden Bausteine für eure Arbeit. Vorhandene Programme können eingebunden werden.

AutomatisierungVerfügbar

Wolkano Flow

Eine Anfrage kommt an, wird geprüft und landet mit den richtigen Informationen beim zuständigen Team.

  • Individuell umgesetzt
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Unterlagen kommen beim passenden Projekt an; fehlende oder falsche Dateien bleiben sichtbar.

  • Passend eingebunden
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Team und Kund:innen finden die richtigen Unterlagen und wissen, welchen Stand sie bearbeiten.

  • Gemeinsam eingerichtet
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BausteinVerfügbar

Wolkano Stats

Verständliche Kennzahlen helfen dir, Inhalte und Abläufe gezielt zu verbessern.

  • Für eure Website eingerichtet
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Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

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Weiteres BeispielEvents und EinlassTicket, Akkreditierung und Gästeliste bleiben bis zum Check-in eindeutig – auch wenn sich kurz vorher etwas ändert.Weiteres BeispielFotografieAuswahl und Freigabe bleiben an den richtigen Bildern – die finale Auslieferung wird nicht mit Preview-Links verwechselt.Weiteres BeispielImmobilienvermarktungObjektdaten, Dokumente und Exposé-Freigabe bleiben in einer nachvollziehbaren Objektakte.