MusterablaufSo könnte eure Lösung aussehen

Agenturen

Agenturen

Vom ersten Briefing bis zur Freigabe, ohne dass Mail, Chat und Dateilinks den Projektstand ersetzen.

Konkretes Beispiel: Anfrage, Briefing, Dateien, Freigabe und Projektstatus in einem nachvollziehbaren Agenturablauf.

Anfragen & OnboardingUploads & NachreichungenFreigaben & VersionenStatus & PortaleCloud & Zusammenarbeit
Projekt besprechenAblauf ansehen ↓
Auslöser

Eine Anfrage wird über die Website angenommen und soll nach Qualifizierung als Projekt weiterlaufen.

Wer beteiligt ist

01Interessent:in02Projektleitung03Kreativteam04Freigebende Person

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Schritt für Schritt zu weniger Abstimmung.

So greifen die Aufgaben ineinander: wer übernimmt, was automatisch passiert und wie es danach weitergeht.

  1. 01
    Interessent:inNeu

    Anfrage und Briefing

    Übermittelt Ziel, Leistungsart, Terminrahmen und vorhandene Dateien in einem geführten Formular.

    SystemeWebsite · FormularDatenKontaktdaten, Projektziel, Zeitrahmen, Anhänge
  2. 02
    ProjektleitungQualifiziert

    Prüfung und Projektanlage

    Prüft die Angaben, ergänzt fehlende Informationen und gibt die Projektanlage frei.

    SystemeWolkano Flow · ProjektverwaltungDatenBriefing, Zuständigkeit, nächster Schritt
  3. 03
    AutomatisierungEingerichtet

    Projektraum bereitstellen

    Legt Projekt, Nextcloud-Ordner und rollenbasierte Zugänge nach einer festen Struktur an.

    SystemeAPI/Webhook · Nextcloud · AufgabenverwaltungDatenProjekt-ID, Ordner-ID, Zugriffsrollen
  4. 04
    Kund:in und KreativteamIn Arbeit

    Upload und Bearbeitung

    Liefern Material, bearbeiten Aufgaben und halten Versionen am jeweiligen Arbeitsschritt zusammen.

    SystemeKundenportal · NextcloudDatenAssets, Versionen, Kommentare
  5. 05
    Freigebende PersonFreigegeben

    Freigabe und Status

    Prüft den aktuellen Stand, fordert eine Korrektur an oder erteilt die Freigabe; der Status wird im Portal sichtbar.

    SystemeKundenportal · BenachrichtigungDatenFreigabeentscheidung, Kommentar, Zeitstempel
Wenn etwas fehlt

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Was fehlt?
Pflichtmaterial wie Logo-Dateien oder Texte fehlt beim Eingang.
Was passiert dann?
Der Fall bleibt im Status „Unterlagen fehlen“; das Portal fordert nur die konkreten fehlenden Dateien nach und die interne Aufgabe wird noch nicht erzeugt.
Wie geht es weiter?
Nach vollständigem Upload läuft die Prüfung an derselben Projekt-ID weiter.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Website02Wolkano Flow03Nextcloud04Kundenportal05Aufgabenverwaltung06E-Mail

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • Anfrage- und Briefingformular
  • Projektanlage per API
  • Nextcloud-Projektstruktur
  • Upload- und Freigabeoberfläche
  • Statusansicht und Benachrichtigungen

Informationen

Was zusammenbleibt

  • Anfrage
  • Briefing
  • Projekt-ID
  • Assets
  • Version
  • Freigabe
  • Statusereignis

Im Alltag

Was dadurch leichter wird

  • Der aktuelle Projektstand ist ohne Rückfrage sichtbar.
  • Dateien und Freigaben bleiben dem richtigen Projekt und der richtigen Version zugeordnet.
  • Fehlende Unterlagen blockieren nicht unbemerkt die interne Arbeit.
Speicherort

Projektdateien liegen in einer kontrollierten Nextcloud-Struktur; Metadaten bleiben im Projekt- oder Portalsystem.

Zugriffe

Kund:innen sehen nur ihr Projekt, interne Rollen erhalten getrennte Bearbeitungs- und Freigaberechte.

Export

Dateien, Projektstammdaten und Freigabeprotokoll können ohne proprietäres Austauschformat exportiert werden.

Sicherung & Wiederherstellung

Dateispeicher und Projektdaten werden getrennt gesichert; eine Wiederherstellung wird mit einem Testfall geprüft.

Einblick in unsere Arbeit

Reale Umsetzung

Wolkano Flow

Zeigt, wie Trigger, Prüfung, API-Übergabe und Fehlerzustand modelliert werden.

Lösung ansehen →

Passende Bausteine

Darauf können wir aufbauen.

Wir wählen die passenden Bausteine für eure Arbeit. Vorhandene Programme können eingebunden werden.

AutomatisierungVerfügbar

Wolkano Flow

Eine Anfrage kommt an, wird geprüft und landet mit den richtigen Informationen beim zuständigen Team.

  • Individuell umgesetzt
Baustein ansehen
ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Team und Kund:innen finden die richtigen Unterlagen und wissen, welchen Stand sie bearbeiten.

  • Gemeinsam eingerichtet
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Unterlagen kommen beim passenden Projekt an; fehlende oder falsche Dateien bleiben sichtbar.

  • Passend eingebunden
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Docs

Du findest die aktuelle Version, erkennst offene Rückmeldungen und kannst Entscheidungen später nachvollziehen.

  • Gemeinsam eingerichtet
Baustein ansehen

Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

Projekt besprechen
Weiteres BeispielArchitekturbürosNeue Planstände bleiben Version, Aufgabe und Entscheidung zugeordnet – auch wenn mehrere Beteiligte prüfen.Weiteres BeispielArztpraxenAngeforderte Unterlagen kommen kontrolliert an und werden einem klaren nächsten Schritt zugeordnet.Weiteres BeispielE-CommerceEine Reklamation wird nicht zum Mail-Pingpong, sondern zu einem prüfbaren Fall mit sichtbarem Status.