Konkretes Beispielkeine erfundene Referenz

Agenturen

Agenturen

Vom ersten Briefing bis zur Freigabe, ohne dass Mail, Chat und Dateilinks den Projektstand ersetzen.

Konkretes Beispiel: Anfrage, Briefing, Dateien, Freigabe und Projektstatus in einem nachvollziehbaren Agenturablauf.

Anfragen & OnboardingUploads & NachreichungenFreigaben & VersionenStatus & PortaleCloud & Zusammenarbeit
Projekt besprechenAblauf ansehen ↓
Auslöser

Eine Anfrage wird über die Website angenommen und soll nach Qualifizierung als Projekt weiterlaufen.

Wer beteiligt ist

01Interessent:in02Projektleitung03Kreativteam04Freigebende Person

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Ein Ablauf, dessen Übergaben man lesen kann.

Jeder Schritt zeigt Rolle, Aktion, System und die Daten, die tatsächlich weitergegeben werden.

  1. 01
    Interessent:inNeu

    Anfrage und Briefing

    Übermittelt Ziel, Leistungsart, Terminrahmen und vorhandene Dateien in einem geführten Formular.

    SystemeWebsite · FormularDatenKontaktdaten, Projektziel, Zeitrahmen, Anhänge
  2. 02
    ProjektleitungQualifiziert

    Prüfung und Projektanlage

    Prüft die Angaben, ergänzt fehlende Informationen und gibt die Projektanlage frei.

    SystemeWolkano Flow · ProjektverwaltungDatenBriefing, Zuständigkeit, nächster Schritt
  3. 03
    AutomatisierungEingerichtet

    Projektraum bereitstellen

    Legt Projekt, Nextcloud-Ordner und rollenbasierte Zugänge nach einer festen Struktur an.

    SystemeAPI/Webhook · Nextcloud · AufgabenverwaltungDatenProjekt-ID, Ordner-ID, Zugriffsrollen
  4. 04
    Kund:in und KreativteamIn Arbeit

    Upload und Bearbeitung

    Liefern Material, bearbeiten Aufgaben und halten Versionen am jeweiligen Arbeitsschritt zusammen.

    SystemeKundenportal · NextcloudDatenAssets, Versionen, Kommentare
  5. 05
    Freigebende PersonFreigegeben

    Freigabe und Status

    Prüft den aktuellen Stand, fordert eine Korrektur an oder erteilt die Freigabe; der Status wird im Portal sichtbar.

    SystemeKundenportal · BenachrichtigungDatenFreigabeentscheidung, Kommentar, Zeitstempel
Ausnahmeweg

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Blockade
Pflichtmaterial wie Logo-Dateien oder Texte fehlt beim Eingang.
Reaktion
Der Fall bleibt im Status „Unterlagen fehlen“; das Portal fordert nur die konkreten fehlenden Dateien nach und die interne Aufgabe wird noch nicht erzeugt.
Wiedereinstieg
Nach vollständigem Upload läuft die Prüfung an derselben Projekt-ID weiter.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Website02Wolkano Flow03Nextcloud04Kundenportal05Aufgabenverwaltung06E-Mail

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • Anfrage- und Briefingformular
  • Projektanlage per API
  • Nextcloud-Projektstruktur
  • Upload- und Freigabeoberfläche
  • Statusansicht und Benachrichtigungen

Datenobjekte

Was durch den Ablauf fließt

  • Anfrage
  • Briefing
  • Projekt-ID
  • Assets
  • Version
  • Freigabe
  • Statusereignis

Beobachtbares Ergebnis

Was danach überprüfbar ist

  • Der aktuelle Projektstand ist ohne Rückfrage sichtbar.
  • Dateien und Freigaben bleiben dem richtigen Projekt und der richtigen Version zugeordnet.
  • Fehlende Unterlagen blockieren nicht unbemerkt die interne Arbeit.
Speicherort

Projektdateien liegen in einer kontrollierten Nextcloud-Struktur; Metadaten bleiben im Projekt- oder Portalsystem.

Zugriffe

Kund:innen sehen nur ihr Projekt, interne Rollen erhalten getrennte Bearbeitungs- und Freigaberechte.

Export

Dateien, Projektstammdaten und Freigabeprotokoll können ohne proprietäres Austauschformat exportiert werden.

Backup & Restore

Dateispeicher und Projektdaten werden getrennt gesichert; eine Wiederherstellung wird mit einem Testfall geprüft.

Realer Beleg

Reale Umsetzung

Wolkano Flow

Zeigt, wie Trigger, Prüfung, API-Übergabe und Fehlerzustand modelliert werden.

Beleg ansehen →

Passende Bausteine

Systeme, die Teile dieses Ablaufs tragen können.

Die Auswahl ist kein Zwangspaket. Vorhandene Systeme bleiben, wenn sie ihren Teil gut erfüllen.

Geführter WegVerfügbar

Wolkano Flow

Aus vielen losen Einstiegen wird ein ruhiger Ablauf mit sichtbarem Status, weniger Nachfragen und sauberer Orchestrierung.

  • Geführter Weg
  • Basiert auf offenen Web-Technologien, n8n und einem eigenen Wolkano-Layer für Oberfläche und Betriebslogik.
  • Open Source
Baustein öffnen
ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Dateien, Zustände und Zusammenarbeit liegen nicht mehr verstreut, sondern in einem ruhigen gemeinsamen Raum.

  • Arbeitsraum
  • Basiert auf Nextcloud und wird durch Wolkano für Projekt- und Auftragslogik erweitert.
  • Open Source
Baustein öffnen
ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Dateien kommen sauber an, landen direkt am richtigen Ort und lösen weniger Nachfragen aus.

  • Arbeitsraum
  • Basiert auf Nextcloud und ergänzender Wolkano-Logik für Intake und Sortierung.
  • Open Source
Baustein öffnen
ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Docs

Dokumente bleiben auffindbar, versionierbar und nachvollziehbar im laufenden Prozess.

  • Arbeitsraum
  • Basiert auf Nextcloud und dokumentenorientierter Wolkano-Struktur.
  • Open Source
Baustein öffnen

Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

Projekt besprechen
Konkretes BeispielArchitekturbürosNeue Planstände bleiben Version, Aufgabe und Entscheidung zugeordnet – auch wenn mehrere Beteiligte prüfen.Konkretes BeispielArztpraxenAngeforderte Unterlagen kommen kontrolliert an und werden einem klaren nächsten Schritt zugeordnet.Konkretes BeispielE-CommerceEine Reklamation wird nicht zum Mail-Pingpong, sondern zu einem prüfbaren Fall mit sichtbarem Status.