Konkretes Beispielkeine erfundene Referenz

Handwerk und Service

Handwerk und Service

Aus einer Website-Anfrage wird ein prüfbarer Auftrag – mit Fotos, Zuständigkeit, Kundenstatus und sauberer Übergabe.

Konkretes Beispiel: Website-Anfrage, Angaben und Fotos prüfen, Termin oder Auftrag, Auftragsordner, Kundenstatus und Abrechnung.

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Auslöser

Eine Person meldet über die Website einen konkreten Reparatur-, Wartungs- oder Angebotsbedarf.

Wer beteiligt ist

01Kund:in02Disposition03Techniker:in oder Handwerker:in04Abrechnung

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Ein Ablauf, dessen Übergaben man lesen kann.

Jeder Schritt zeigt Rolle, Aktion, System und die Daten, die tatsächlich weitergegeben werden.

  1. 01
    Kund:inNeu

    Anfrage mit Fotos

    Übermittelt Anliegen, Adresse, Erreichbarkeit, Dringlichkeit und aussagekräftige Fotos.

    SystemeWebsite · UploadDatenKontaktdaten, Adresse, Problemtyp, Fotos
  2. 02
    DispositionGeprüft

    Angaben prüfen

    Prüft Einsatzgebiet, Vollständigkeit und ob Termin, Rückfrage oder direktes Angebot sinnvoll ist.

    SystemeDispositionDatenPrüfentscheidung, Kategorie, Priorität
  3. 03
    DispositionEingeplant

    Termin oder Auftrag anlegen

    Erzeugt Termin beziehungsweise Auftrag und weist Team, Zeitfenster und nächste Rückmeldung zu.

    SystemeAuftragsverwaltung · Kalender/APIDatenAuftrags-ID, Zeitfenster, Zuständigkeit
  4. 04
    AutomatisierungBereit

    Auftragsordner bereitstellen

    Legt einen Nextcloud-Ordner mit Fotos, Auftrag und späteren Arbeitsnachweisen an.

    SystemeWebhook/API · NextcloudDatenOrdner-ID, Fotos, Auftragsverweis
  5. 05
    Techniker:in oder Handwerker:inErledigt

    Status zurückmelden

    Dokumentiert Arbeit, Material, Fotos und einen für Kund:innen verständlichen Status.

    Systememobile Auftragsansicht · KundenstatusDatenArbeitsstatus, Material, Nachweisfotos
  6. 06
    System und AbrechnungAbrechenbar

    An Abrechnung übergeben

    Übermittelt nur vollständige, geprüfte Auftragsdaten an das vorhandene Abrechnungssystem.

    SystemeAPI/Export · AbrechnungssystemDatenLeistung, Material, Zeit, Kundendaten
Ausnahmeweg

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Blockade
Adresse liegt außerhalb des Einsatzgebiets, Fotos fehlen oder der Auftrag ist nach Abschluss nicht vollständig dokumentiert.
Reaktion
Der Fall erhält einen erklärten Status und läuft nicht automatisch in Terminplanung oder Abrechnung weiter.
Wiedereinstieg
Nach Ergänzung oder manueller Entscheidung wird derselbe Fall an der blockierten Stelle fortgesetzt.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Website02Disposition03Kalender/Auftragsverwaltung04Nextcloud05mobile Auftragsansicht06Abrechnungssystem

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • geführte Anfrage
  • Prüf- und Dispositionsansicht
  • Kalender-/Auftragsintegration
  • Nextcloud-Auftragsordner
  • mobiler Status
  • geprüfte Abrechnungsübergabe

Datenobjekte

Was durch den Ablauf fließt

  • Anfrage
  • Foto
  • Adresse
  • Auftrag
  • Termin
  • Arbeitsnachweis
  • Abrechnungsübergabe

Beobachtbares Ergebnis

Was danach überprüfbar ist

  • Die Disposition erhält prüfbare Angaben statt einer freien Rückrufnotiz.
  • Kund:innen sehen einen freigegebenen Status ohne intern nachtelefonieren zu müssen.
  • Nur vollständige Aufträge gelangen in die Abrechnung.
Speicherort

Anfragen und Status liegen im Betriebssystem; Fotos und Nachweise in einer kontrollierten Nextcloud-Auftragsstruktur.

Zugriffe

Disposition, ausführendes Team, Abrechnung und Kund:innen erhalten getrennte Sichten.

Export

Auftragsstammdaten, Nachweise und Abrechnungsdaten sind fallweise exportierbar.

Backup & Restore

Auftragsdaten und Dateinachweise werden koordiniert gesichert; die Wiederherstellung eines abgeschlossenen Auftrags wird getestet.

Passende Bausteine

Systeme, die Teile dieses Ablaufs tragen können.

Die Auswahl ist kein Zwangspaket. Vorhandene Systeme bleiben, wenn sie ihren Teil gut erfüllen.

Geführter WegVerfügbar

Wolkano Flow

Aus vielen losen Einstiegen wird ein ruhiger Ablauf mit sichtbarem Status, weniger Nachfragen und sauberer Orchestrierung.

  • Geführter Weg
  • Basiert auf offenen Web-Technologien, n8n und einem eigenen Wolkano-Layer für Oberfläche und Betriebslogik.
  • Open Source
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Dateien kommen sauber an, landen direkt am richtigen Ort und lösen weniger Nachfragen aus.

  • Arbeitsraum
  • Basiert auf Nextcloud und ergänzender Wolkano-Logik für Intake und Sortierung.
  • Open Source
Baustein öffnen
ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Dateien, Zustände und Zusammenarbeit liegen nicht mehr verstreut, sondern in einem ruhigen gemeinsamen Raum.

  • Arbeitsraum
  • Basiert auf Nextcloud und wird durch Wolkano für Projekt- und Auftragslogik erweitert.
  • Open Source
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BausteinVerfügbar

Wolkano Backups

Weniger Betriebsstress, weil wichtige Daten nicht an einem einzigen riskanten Punkt hängen.

  • Baustein
  • Basiert auf bewährten Backup- und Speicherstrategien im europäischen Hosting-Kontext.
  • Open Source
Baustein öffnen

Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

Konkretes BeispielAgenturenVom ersten Briefing bis zur Freigabe, ohne dass Mail, Chat und Dateilinks den Projektstand ersetzen.Konkretes BeispielArchitekturbürosNeue Planstände bleiben Version, Aufgabe und Entscheidung zugeordnet – auch wenn mehrere Beteiligte prüfen.Konkretes BeispielArztpraxenAngeforderte Unterlagen kommen kontrolliert an und werden einem klaren nächsten Schritt zugeordnet.